現代オフィスの電話回線はどうする？おすすめの電話環境構築法

新しく事業を始める、または新しく法人として会社の事務所を立ち上げる時に必要なものは何ですか。

人？もちろん人がいなければ仕事はできません。椅子や机ですか。そうですね。しかし最近はスタンディングデスクで椅子が要らない場合もあります。人やデスクといったものはもちろん必要ですが、仕事をするのに不可欠な要素として電話回線があります。

以前は単純にビジネス用の回線を引けば良かったのですが、現在は電話の在り方も変わっています。電話だけでなくインターネットを使わないと仕事にならないことが多いですし、インターネットを利用して電話をクラウド化することも行われています。

今回は、オフィスで電話回線をどのように構築するのかケースごとに最適な方法を解説し、最近普及してきたクラウドPBXの導入方法についても解説します。

 

オフィスの電話回線を引くときのパターン

企業（または個人事業主）によって行う事業が違うので、電話の使い方にも様々なケースがあります。電話とインターネットの両方を使うことがほとんどですが、今でも電話だけあればいいという事業者があるかもしれません。

なので、電話回線の引き方は大まかに言って次のように大別できます。

上記を見てみます。

 

とりあえず電話だけ引ければいいケース

現在はひかり電話でインターネットと電話をセットにすることが多いですが、ひかりではなく普通の電話回線のみ引きたいというニーズはまだあるかもしれません。どういう状況でしょうか。

他にもあるかもしれませんが上記のようなケースが想定されます。事業所によっては機械の設備だけで人が常駐していない場合があります。インターネットのデータセンターでは、サーバーがあるだけで人がいないこともあります。

なので、今でも電話回線だけあればいいというケースが存在し、FAXもやめられない事業者がいるかもしれません。

 

ひかり電話で電話とネットを使う

インターネットを契約して電話をひかり電話にすることは、現在では一般的に行われており、多くの事務所はネットを仕事に活用しながらひかり電話を使っています。

ビジネス用であれば、NTTのひかり電話エースがナンバーディスプレイや転送機能であるボイスワープなどのオプションが付いていたり、ひかり電話オフィスタイプは複数の電話番号を安く契約できたりします。

同時に光回線でインターネットができるので、受発注システムを使う時はネット回線が必須です。EDIというシステムもありますが、Webを使ったEDIならブラウザでやり取りできるので、やはりネット回線が必要です。

電話としては従来の固定電話と基本的には変わらないので、電話の使い方も以前と変わらない使い方になります。

 

ひかり電話を使いクラウド化する

新型コロナウイルス感染症の影響によって、オフィスの電話をクラウドPBXにする事業者が増えているようです。クラウドPBXとは、その名の通り電話をクラウド化するもので、スマートフォンを内線のように使ったり、外出先でスマホから会社の電話番号で電話できるというもの。

従来の電話は電話機やPBXに電話回線を接続するものでしたが、クラウドPBXはインターネットでクラウドPBXのシステムを経由して電話をする仕組みとなります。

メリットはどこでも会社の電話が使えて低コスト、そして電話に出られないことによる機会損失の低減に繋がります。デメリットとしては、ひかり電話と同じでインターネットを使うので、ネットが障害を起こしている時はクラウドPBXが使えません。

とはいえ、クラウドPBXによるオフィスの電話構築は今後より一層広まるでしょう。何より感染症の流行でオフィスに出社できないなら、クラウドPBXでどこにいても会社の電話に出られるようにすることは普通になります。

 

電話をクラウドPBXにするメリット

クラウドPBXは、先述したように電話をクラウド化してスマホを内線化し、オフィスの電話をどこでも使えるようにしたものです。事務所にいなくても外でスマホを使って会社の電話ができます。

クラウドPBXのメリットは以下の通り。

上記を一つ一つ見てみます。

 

スマホを内線化できる

クラウドPBXは、スマホにアプリをインストールすることによってインターネットのクラウドPBXに接続し、スマホに内線機能を持たせることができます。

事務所にいる時にスマホで内線をかけてもいいですし、外出先で社内の内線に電話をかけることができるので、お金がかかりません。拠点間の通話も0円となります。

事務所が一つの場合もありますが、複数の支店がある場合、その拠点間の内線を0円にすることができます。しかも1対多の通話ができるので、1つの電話を使って一斉に他の端末を呼び出すこともできます。

 

どこでもスマホで会社の電話を使える

スマホでインターネットを使って内線化できるということは、一つの場所に依存せずにどこでも会社の電話を使えるということになります。

従来の固定電話では、外部からの問い合わせがあった時に外出していると折り返しの電話にしましたが、クラウドPBXなら外出先でもスマホで外線を取れることになります。外にいても会社の電話に出られるので機会損失が減ります。

または、外出先でもスマホで会社の番号を使って電話ができるので、社外の人が自社の知られた番号を確認して応答することができます。携帯を使うけれども番号は会社となるわけです。03や06などの番号に対応しています。

 

高コストパフォーマンスである

ビジネス用の携帯を使う手もありますが、クラウドPBXにすれば経費も少なくなります。電話代が固定電話のようになり、課金の仕方も1秒課金にしたり3分課金にしたりすることができます。

拠点間の通話は無料、初期費用も10,000円程度で導入できる事業者もあり、安くクラウドPBXを運用することができます。

 

コールセンターのテレワーク化にも対応

クラウドPBXならコールセンター業務を自宅でできるようになります。感染症の流行にも対応できます。実際にはコールセンターに使うシステムの問題があるので、どこでも会社と同じPC操作ができるような工夫が必要です。

受電した時の入力業務やオペレーションなどの問題を解決できると、どこでもコールセンターを稼働させることができます。オペレーションがWebブラウザでできるようなシステムであれば、自宅で感染症対策をしながらコールセンターができるというわけです。

 

オフィスの特徴に合わせて電話回線を選ぶ

新規のオフィスを立ち上げた時にクリアすべき問題はビジネス用の電話回線であり、電話と言っても単純に電話回線を引くこともあれば、オーソドックスにひかり電話とインターネット、そして今ではクラウドPBXがあることが分かりました。

従来のようにインターネットとひかり電話だけでも仕事はできます。そこをクラウドPBXにすることによって、自宅で会社の番号を使って電話をすることもできます。

オフィスをどのように機能させるのかよく検討して、必要に応じた電話回線を引くようにしましょう。コミュニケーションを円滑に進めるために電話回線に投資するなら、事業にプラスになることは言うまでもありません。