新しく事業を始める、または新しく法人として会社の事務所を立ち上げる時に必要なものは何ですか。
人？もちろん人がいなければ仕事はできません。椅子や机ですか。そうですね。しかし最近はスタンディングデスクで椅子が要らない場合もあります。人やデスクといったものはもちろん必要ですが、仕事をするのに不可欠な要素として電話回線があります。
以前は単純にビジネス用の回線を引けば良かったのですが、現在は電話の在り方も変わっています。電話だけでなくインターネットを使わないと仕事にならないことが多いですし、インターネットを利用して電話をクラウド化することも行われています。
今回は、オフィスで電話回線をどのように構築するのかケースごとに最適な方法を解説し、最近普及してきたクラウドPBXの導入方法についても解説します。
オフィスの電話回線を引くときのパターン
企業（または個人事業主）によって行う事業が違うので、電話の使い方にも様々なケースがあります。電話とインターネットの両方を使うことがほとんどですが、今でも電話だけあればいいという事業者があるかもしれません。
なので、電話回線の引き方は大まかに言って次のように大別できます。
- とりあえず電話だけ引ければいい
- ひかり電話で電話とネットを使う
- ひかり電話を使いクラウド化する
上記を見てみます。
とりあえず電話だけ引ければいいケース
現在はひかり電話でインターネットと電話をセットにすることが多いですが、ひかりではなく普通の電話回線のみ引きたいというニーズはまだあるかもしれません。どういう状況でしょうか。
- インターネットを利用するシステムを使わない
- 人が常駐していない
- 設備を置いて電話は緊急時のみ
- 発信だけしたい
- 詰所のようなものを想定している
他にもあるかもしれませんが上記のようなケースが想定されます。事業所によっては機械の設備だけで人が常駐していない場合があります。インターネットのデータセンターでは、サーバーがあるだけで人がいないこともあります。
なので、今でも電話回線だけあればいいというケースが存在し、FAXもやめられない事業者がいるかもしれません。
ひかり電話で電話とネットを使う
インターネットを契約して電話をひかり電話にすることは、現在では一般的に行われており、多くの事務所はネットを仕事に活用しながらひかり電話を使っています。
ビジネス用であれば、NTTのひかり電話エースがナンバーディスプレイや転送機能であるボイスワープなどのオプションが付いていたり、ひかり電話オフィスタイプは複数の電話番号を安く契約できたりします。
同時に光回線でインターネットができるので、受発注システムを使う時はネット回線が必須です。EDIというシステムもありますが、Webを使ったEDIならブラウザでやり取りできるので、やはりネット回線が必要です。
電話としては従来の固定電話と基本的には変わらないので、電話の使い方も以前と変わらない使い方になります。
ひかり電話を使いクラウド化する
新型コロナウイルス感染症の影響によって、オフィスの電話をクラウドPBXにする事業者が増えているようです。クラウドPBXとは、その名の通り電話をクラウド化するもので、スマートフォンを内線のように使ったり、外出先でスマホから会社の電話番号で電話できるというもの。
従来の電話は電話機やPBXに電話回線を接続するものでしたが、クラウドPBXはインターネットでクラウドPBXのシステムを経由して電話をする仕組みとなります。
メリットはどこでも会社の電話が使えて低コスト、そして電話に出られないことによる機会損失の低減に繋がります。デメリットとしては、ひかり電話と同じでインターネットを使うので、ネットが障害を起こしている時はクラウドPBXが使えません。
とはいえ、クラウドPBXによるオフィスの電話構築は今後より一層広まるでしょう。何より感染症の流行でオフィスに出社できないなら、クラウドPBXでどこにいても会社の電話に出られるようにすることは普通になります。
新規でオフィスに電話回線を引く方法
次に、オフィスの電話回線を引くのにどのような代理店を使えばいいのか見てみます。従来型の固定電話を引くのに使う代理店を解説し、そしてひかり電話の代理店についても解説します。
クラウドPBXもひかり電話が前提になりますが、クラウドPBXの事業者もひかり電話を新規で発番する提案ができます。クラウドPBXの事業者にすべて任せたい場合はこのセクションを飛ばしてください。
従来型の電話なら電話加入権不要の固定電話ドットコムを使う
もしネットを使わないで電話回線だけでいいなら、高い電話加入権が不要な★固定電話ドットコム★
があります。
固定電話ドットコムだと初期費用0円、電話加入権不要で安く電話を始められるので、とりあえず電話回線を引きたい場合におすすめですね。自宅兼事務所といったSOHOや、店舗、小規模オフィスなど、何でも対応できます。
電話機が欲しい場合はビジフォンドットコムで相談すると、中古のビジネスフォンが0円になるというプランもあります。
ソフトバンク回線を使いたいならおとくライン
電話をソフトバンク回線にしたい場合は、おとくライン.jp
のサイトから申し込みましょう。
おとくラインは基本料金も安く、通話料も全国8.6円なのでNTTひかり電話より若干安いですね。電話回線のみでもいいですし、ソフトバンク光の取り扱いもあります。
おとくラインは筆者も日本テレコム時代に少し使ったことがあります。もしNTTではない低コストな電話回線にしたいならおとくラインがおすすめです。
店舗や小規模オフィスなら、ひかり電話エースでナンバーディスプレイなどのオプションを付けたり、ボイスワープを付けることができます。オフィス、法人向けならひかり電話オフィスタイプやオフィスエースを契約して、複数の電話番号にも対応できます。
開通が早いことも特徴ですね。申し込みから即日で電話番号を取得したり、二日後から開通させたり、スピード開通できます。
NTTフレッツ光を基準にして、プロバイダとセットにした光コラボもありますし、安いプロバイダを紹介してもらって、低コストでひかり電話を運用できます。
現代オフィスの電話はクラウドPBX
新規でオフィスの電話を構築するときや、すでにひかり電話を引いてビジネス用のプランを使っている場合でも、ビジネスのIT化を前提にするなら電話はクラウド化した方がいいです。
クラウドPBXはスマホを内線化でき、外出してもスマホで会社の電話を使うことができます。インターネットを使っているので、一つの場所に囚われることなくオフィスの電話番号で電話できます。
ここでは現代のオフィスで一般的になると思われるクラウドPBXについて解説します。
電話をクラウドPBXにするメリット
クラウドPBXは、先述したように電話をクラウド化してスマホを内線化し、オフィスの電話をどこでも使えるようにしたものです。事務所にいなくても外でスマホを使って会社の電話ができます。
クラウドPBXのメリットは以下の通り。
- スマホを内線化できる
- どこでもスマホで会社の電話を使える
- 高コストパフォーマンスである
- コールセンターのテレワーク化にも対応
上記を一つ一つ見てみます。
スマホを内線化できる
クラウドPBXは、スマホにアプリをインストールすることによってインターネットのクラウドPBXに接続し、スマホに内線機能を持たせることができます。
事務所にいる時にスマホで内線をかけてもいいですし、外出先で社内の内線に電話をかけることができるので、お金がかかりません。拠点間の通話も0円となります。
事務所が一つの場合もありますが、複数の支店がある場合、その拠点間の内線を0円にすることができます。しかも1対多の通話ができるので、1つの電話を使って一斉に他の端末を呼び出すこともできます。
どこでもスマホで会社の電話を使える
スマホでインターネットを使って内線化できるということは、一つの場所に依存せずにどこでも会社の電話を使えるということになります。
従来の固定電話では、外部からの問い合わせがあった時に外出していると折り返しの電話にしましたが、クラウドPBXなら外出先でもスマホで外線を取れることになります。外にいても会社の電話に出られるので機会損失が減ります。
または、外出先でもスマホで会社の番号を使って電話ができるので、社外の人が自社の知られた番号を確認して応答することができます。携帯を使うけれども番号は会社となるわけです。03や06などの番号に対応しています。
高コストパフォーマンスである
ビジネス用の携帯を使う手もありますが、クラウドPBXにすれば経費も少なくなります。電話代が固定電話のようになり、課金の仕方も1秒課金にしたり3分課金にしたりすることができます。
拠点間の通話は無料、初期費用も10,000円程度で導入できる事業者もあり、安くクラウドPBXを運用することができます。
コールセンターのテレワーク化にも対応
クラウドPBXならコールセンター業務を自宅でできるようになります。感染症の流行にも対応できます。実際にはコールセンターに使うシステムの問題があるので、どこでも会社と同じPC操作ができるような工夫が必要です。
受電した時の入力業務やオペレーションなどの問題を解決できると、どこでもコールセンターを稼働させることができます。オペレーションがWebブラウザでできるようなシステムであれば、自宅で感染症対策をしながらコールセンターができるというわけです。
ナイセンクラウドでクラウドPBXにする
実際にクラウドPBXを使う時にどの事業会社のサービスにするか迷いますよね。わりとネットで有名なクラウドPBX「ナイセンクラウド」を使うことによって、初期費用を抑えてクラウドPBXを構築できます。
拠点間の通話が無料、スマホで内線化、どこにいてもスマホで会社の電話が使えるという基本機能をしっかり備えて、月額費用2,000円からプランが用意されていて、個人事業主でも始めることができます。。
内線数に応じて割引があり、30内線以上であれば5％割引で1内線あたり950円で運用できます。コールセンターにも対応できますし、感染症対策でナイセンクラウドを活用して電話をクラウド化するのはおすすめですね。
小規模事業者でもクラウドPBXでスマホを内線化すれば、とりわけ現在の感染症対策としてオフィス以外の場所で会社の電話ができることは良いことですよね。
オフィスの特徴に合わせて電話回線を選ぶ
新規のオフィスを立ち上げた時にクリアすべき問題はビジネス用の電話回線であり、電話と言っても単純に電話回線を引くこともあれば、オーソドックスにひかり電話とインターネット、そして今ではクラウドPBXがあることが分かりました。
従来のようにインターネットとひかり電話だけでも仕事はできます。そこをクラウドPBXにすることによって、自宅で会社の番号を使って電話をすることもできます。
オフィスをどのように機能させるのかよく検討して、必要に応じた電話回線を引くようにしましょう。コミュニケーションを円滑に進めるために電話回線に投資するなら、事業にプラスになることは言うまでもありません。